Un appel manqué, c'est potentiellement un client perdu. Pourtant, répondre à chaque appel tout en gérant son activité est un défi quotidien pour de nombreux entrepreneurs. La solution ? Externaliser sa permanence téléphonique à un professionnel. Découvrez comment cette solution peut transformer votre relation client.
Qu'est-ce qu'une permanence téléphonique externalisée ?
La permanence téléphonique externalisée consiste à confier la gestion de vos appels entrants à un prestataire spécialisé. Une secrétaire professionnelle répond en votre nom, selon vos consignes, et vous transmet les messages.
Concrètement, vos correspondants appellent votre numéro (ou un numéro dédié), sont accueillis par une personne formée à votre activité, et vous recevez un compte-rendu de chaque appel par email ou SMS.
Les avantages de l'externalisation téléphonique
1. Ne plus manquer d'appels
En réunion, en déplacement, concentré sur un dossier... Les occasions de manquer un appel sont nombreuses. Avec une permanence externalisée, 100% de vos appels sont pris en charge, même en dehors de vos heures de présence.
2. Une image professionnelle
Fini le répondeur impersonnel ou le téléphone qui sonne dans le vide. Vos clients et prospects sont accueillis par une voix humaine, chaleureuse et professionnelle. C'est un gage de sérieux, particulièrement important pour les jeunes entreprises.
3. Des économies substantielles
Embaucher une secrétaire à temps plein coûte entre 2 500 et 3 500€/mois (salaire + charges). Une permanence externalisée revient à quelques centaines d'euros par mois, selon le volume d'appels. C'est jusqu'à 80% d'économie.
4. Une flexibilité totale
Pas de congés à gérer, pas d'arrêts maladie, pas de turnover. Le service est assuré en continu, avec la possibilité d'adapter les horaires à vos besoins : journée complète, demi-journée, ou plages horaires spécifiques.
5. Se concentrer sur son cœur de métier
Libéré de la gestion des appels, vous pouvez vous consacrer pleinement à votre activité, vos clients, votre développement commercial.
Comment fonctionne le service ?
Le processus est simple et rapide à mettre en place :
- Briefing initial : vous nous présentez votre activité, vos services, vos consignes
- Configuration : mise en place du transfert d'appels vers notre standard
- Formation : nos secrétaires s'approprient votre univers professionnel
- Lancement : le service démarre, vous êtes notifié de chaque appel
Vous pouvez modifier vos consignes à tout moment : horaires de transfert, messages spécifiques, personnes à joindre en urgence...
Quels services sont inclus ?
Une permanence téléphonique professionnelle propose généralement :
- Accueil personnalisé : "Société X, bonjour, comment puis-je vous aider ?"
- Prise de messages : coordonnées, objet de l'appel, niveau d'urgence
- Transfert d'appels : vers vous ou un collaborateur si disponible
- Gestion d'agenda : prise de rendez-vous selon vos disponibilités
- Filtrage : identification des appels prioritaires vs démarchage
- Information de base : horaires, tarifs, adresse...
Le plus Telexal : une équipe trilingue
Chez Telexal, notre équipe parle français, allemand et anglais. Un atout majeur à Strasbourg, ville européenne par excellence, pour accueillir vos clients et partenaires internationaux.
Pour qui est faite la permanence externalisée ?
Ce service s'adresse à tous les professionnels qui reçoivent des appels :
- Professions libérales : avocats, médecins, architectes, consultants
- Artisans : plombiers, électriciens, souvent sur chantier
- Commerciaux : en déplacement permanent
- TPE/PME : qui n'ont pas les moyens d'un poste dédié
- Freelances : qui veulent professionnaliser leur image
- E-commerçants : pour rassurer les clients par téléphone
Comment choisir son prestataire ?
Quelques critères essentiels pour faire le bon choix :
- La localisation : un prestataire local connaît votre marché
- Les langues : important dans une région frontalière
- La flexibilité : adaptation aux horaires et consignes spécifiques
- L'expérience : années d'activité, références clients
- Les services complémentaires : secrétariat, domiciliation...
Telexal : 40 ans d'expertise téléphonique
La permanence téléphonique est le cœur de métier historique de Telexal. Depuis plus de 40 ans, nous accompagnons les entreprises alsaciennes dans leur relation client.
Nos atouts :
- Équipe stable et expérimentée
- Accueil trilingue (FR/DE/EN)
- Connaissance du tissu économique local
- Services complémentaires : bureaux, domiciliation, salles de réunion
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